Пошаговая инструкция по госзакупкам для новичка

Полная инструкция для участия в закупках есть в № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере госзакупок…» от 05.04.2013. Но она написана сложным юридическим языком, и он может быть непонятен для начинающих — поставщиков товаров и услуг, которые планируют участвовать в электронных закупках.

Если вы только начинаете работать с государственными и муниципальными учреждениями и еще не заключили ни одного контракта по результатам торгов, наша инструкция создана специально для вас.

Подробно о госзакупках

Госзакупка — это приобретение товара или услуги для обеспечения государственных или муниципальных нужд. Закупки бывают конкурентными и неконкурентными, когда поставщик всего один — тогда контракт заключается с ним. Если же поставщиков много, на контракт может рассчитывать тот, кто предложит меньшую стоимость.

Есть и другие термины, которые желательно знать всем, начинающим работать в сфере закупок:

1. Тендер. Может быть конкурсным или проводиться без торгов.
2. Аукцион — вид торга, когда заказчик размещает техническое задание (ТЗ), а исполнители предлагают свои цены. Выигрывает тот, кто готов выполнить работу за наименьшую стоимость.
3. Конкурс — вид торгов, в которых исполнитель выбирается не только по наименьшей цене, но и по ряду других параметров, которые обычно указываются в заявке. По итогам конкурса заказчик подсчитывает количество баллов, и выигрывает тот, кто максимально соответствует требованиям.
4. Запрос котировок — запрос цен, когда заказчик размещает условия закупки, исполнители предлагают свои цены. Договор по результатам торгов заключается с компанией, которая предложит меньшую стоимость.
5. Обеспечение исполнения — сумма, которую выносит победитель торгов по закону.
6. Банковская гарантия — обязательство банка выплатить заказчику деньги, если исполнитель не выполнит условия. В таком случае исполнитель будет должен не заказчику, а банку.

Все госзакупки проводятся через электронную торговую площадку — ресурс, который обеспечивает взаимодействие заказчика и исполнителя.

Какие нужны документы

Перечень документов зависит от формы деятельности участника. Если в госзакупках участвует представитель малого бизнеса (ИП), понадобится декларация соответствия требованиям № 44-ФЗ, ИНН, декларация о принадлежности к СМП или СОНКО, справка об отсутствии задолженности по налогам, паспорт.

Для участия организации в госзакупках понадобятся следующие документы:

• уставные документы;
• свидетельство СРО, если по закону оно обязательно;
• лицензии, если деятельность подлежит лицензированию;
• декларация соответствия требованиям № 44-ФЗ;
• декларация о принадлежности к СОНКО или СМП;
• сведения о банковском счете для проведения оплаты заказчиком;
• уставные документы;
• документы, подтверждающие полномочия генерального директора.

В некоторых случаях для участия в закупках могут понадобиться копии выполненных договоров и актов о выполнении, справка об отсутствии задолженности по налогам. Все документы предоставляются в электронном виде.

Какие площадки работают по № 44-ФЗ

Организацией закупок занимаются только 8 электронных площадок, которые работают по № 44-ФЗ. Можно участвовать в закупках только на одной или сразу на восьми, но на каждой из них придется аккредитоваться.

Какие площадки может выбрать поставщик для участия в торгах:

1. «Российский аукционный дом».
2. ЭТП «ТЭК-торг».
3. Единая электронная торговая площадка.
4. Электронная торговая площадка «Заказ-РФ».
5. ЭТП «Газпромбанка».
6. ЭТП «РТС-тендер».
7. Сбербанк-АСТ.
8. ММВБ — «Национальная электронная площадка».

Просто зайти на сайт ЭТП и зарегистрировать личный кабинет недостаточно. Для участия в закупках нужно пройти аккредитацию, которая в общей сложности может занять 2–3 недели.

Как участвовать в госзакупках: пошаговая инструкция

Шаг 1: оформление электронной подписи

Для участия в закупках нужно получить электронную подпись, которая подходит именно для торгов. Ее можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Заявку на оформление подписи можно подать онлайн, но сертификат выдадут лично в удостоверяющем центре.

Какие документы понадобятся для ИП при проведении торгов:

• СНИЛС, ИНН, ОГРНИП (копии);
• копии паспорта.

Сертификат выдается на флешке, срок изготовления — 3–5 дней, но можно сделать быстрее за дополнительную плату. Для участия в закупках достаточно вставить ее в системный блок, затем настроить саму подпись.

Шаг 2: регистрация в ЕСИА

ЕСИА — Единая система идентификации и аутентификации, проще говоря — Госуслуги. Чтобы участвовать в торгах по № 44-ФЗ, нужно зарегистрироваться на Госуслугах, а затем авторизоваться через ЕСИА на сайте госзакупок.

Если же поставщик уже зарегистрирован как физлицо, нужно просто добавить организацию или сведения об ИП.

Шаг 3: регистрация в ЕИС

ЕИС — Единая информационная система, это не одно и то же с ЕСИА. В ЕИС участник попадает через сайт закупок. После регистрации в ЕСИА личный кабинет создается автоматически, но все равно туда нужно внести регистрационные данные. Для входа обязательно используется электронная подпись.

Шаг 4: открытие спецсчета

Для участия в госзакупках после регистрации в ЕИС нужно авторизоваться на выбранной электронной площадке. Авторизация производится через ЕСИА, понадобится флешка с электронной подписью. Когда все будет готово, необходимо открыть специализированный счет: если сумма контракта превысит 1 млн руб., он обязательно нужен. На этот счет вносится сумма в обеспечение заявки, и ее временно блокируют. Также со специального счета списывается вознаграждение с победителя госзакупок. В среднем операторы площадок берут 1 % от суммы закупки.

Шаг 5: поиск заказа

Для участия в госзакупках по № 44-ФЗ лучше всего обратить внимание на электронные аукционы и электронные запросы котировок. Это самые оптимальные формы торгов, по которым обеспечение требуется далеко не всегда.

Также на площадке можно поискать тендеры по определенным параметрам с учетом:

• стоимости закупки;
• региона исполнения контракта;
• способа определения поставщика;
• ключевых слов извещения.

Перед подачей заявки на торгах нужно внимательно изучить ТЗ и другую документацию, которую приложил заказчик.

Шаг 6: сбор документов

Перечень документов для закупок указан выше. В некоторых случаях заказчики на торгах могут потребовать документы, подтверждающие квалификацию сотрудников. Если требования слишком высокие, новичкам лучше воздержаться от подачи заявки и заключения контракта, и найти заказ попроще.

Шаг 7: изучение тендерной документации

На площадке госзакупок заказчики размещают всю документацию, касающуюся заказа. Чтобы заявку не отклонили и не возникло проблем уже после утверждения, следует обратить внимание на несколько моментов:

1. Сроки исполнения контракта.
2. Ответственность сторон.
3. Требования к исполнителю и его квалификации.
4. Условия денежного обеспечения.

Если есть подозрения, что не уложитесь в сроки исполнения, от подачи заявки на торгах лучше воздержаться.

Шаг 8: внесение обеспечения

В некоторых случаях на торгах требуется обеспечение заявки. Перед подписанием договора необходимо внести требуемую сумму, иначе участие в госзакупках будет невозможным.

Шаг 9: подготовка заявки

При участии в госзакупках крайне важно правильно оформить заявку, указав в ней информацию о товарах или услуге, а также сведения о том, насколько исполнитель соответствует требованиям заказчика. Если допустить малейшие ошибки, она не будет принята.

Сами торги начинаются уже через два часа после окончания приема заявок. Заказчик проверяет указанные сведения, а протокол подведения итогов публикует в течение двух рабочих дней.

Шаг 10: подписание контракта

Контракт должен быть подписан заказчиком не позднее двух рабочих дней после окончания закупки. В нем указывается стоимость работ или товара (цена победителя), описание объема. Если у исполнителя есть претензии к содержанию документа, протокол разногласий должен быть оформлен в течение пяти рабочих дней.

После подписания обеими сторонами контракт размещается в течение пяти дней, он должен быть удостоверен подписью и печатью организации-покупателя.

Шаг 11: исполнение контракта

Поставщик должен выполнить все обязанности, возложенные на него контрактом. Например, нельзя просто так заменить товар одной марки на другой, или сократить объем работ без согласования с заказчиком. Кроме того, последний должен подписать приемочные документы, а расчет в 2023 году производится в течение семи дней после этого.

Полезные советы

Найти выгодный заказ и хорошо заработать на нем не так-то просто. Город исполнения закупки особой роли не играет: если подойти грамотно к участию в госзакупках, можно получать хорошую прибыль и в Москве, и в небольшом провинциальном городке.

Вот несколько полезных советов для госзакупок:

1. Начинайте с простых закупок. Так вы быстрее заработаете хорошую репутацию, и сможете перейти к более сложным и дорогостоящим заказам. Например, можно участвовать в региональных закупках малых объемов, где стоимость не превышает 1 млн руб.
2. Используйте государственные преференции. Они полагаются по закону в основном малому бизнесу, а покупатели указывают их в извещениях. К примеру, госзаказчики должны проводить не менее 25 % общего объема закупок среди представителей малого бизнеса. Отдельные льготы полагаются и производителям отечественных товаров.
3. Убедитесь, что ваша система налогообложения подходит. Большинство муниципальных и государственных организаций предпочитают работать с плательщиками НДС, поэтому, если у вас УСН, вам придется сдавать декларацию и перечислять дополнительные налоги в бюджет.
4. Контролируйте срок подачи заявки. На площадках обычно указывается местное время покупателя, в ЕИС — московское. Из-за разницы в часовых поясах можно не успеть.
5. Обсуждайте важные вопросы по торгам только письменно. Если вам нужны разъяснения, лучше отправьте заказчику запрос, особенно если дело касается изменения объема товаров или услуг. Телефонные консультации юридической силы не имеют.
6. Указывайте в заявке только актуальные сведения. Ошибку все равно рано или поздно заметят.
7. Помните про льготы для участников торгов — иногда они позволяют хорошо сэкономить.

Самое главное — рационально просчитывайте свою выгоду и потенциальный рост цен. Может оказаться, что в итоге вы ничего не заработаете или уйдете в минус. Чтобы быть увереннее, изучите доступные финансовые инструменты от TenderHelp и позвоните нам, и эксперты проконсультируют вас по всем вопросам!